เมื่อดูข้อมูลแบบสำรวจ ค่าเฉลี่ยของคำถามอาจแตกต่างกันระหว่างรายงานและเครื่องมือข้อมูลขั้นสูง หากข้อมูลของผู้ตอบแบบสำรวจมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากแบบสำรวจปิด รายงานจะแสดงข้อมูลของผู้ตอบในขณะที่แบบสำรวจปิด (หรือเมื่อปิดอีกครั้งในภายหลัง หากมีการเปิดใหม่) อย่างไรก็ตาม เครื่องมือข้อมูลขั้นสูงจะแสดงข้อมูลของผู้ตอบในสถานะปัจจุบัน
ตัวอย่างต่อไปนี้จะแสดงให้เห็นถึงวิธีการทำงานนี้ องค์กรหนึ่งจัดทำแบบสำรวจความผูกพันในเดือนพฤษภาคม 2025 โดยมีคำตอบดังนี้:
| ผู้ตอบแบบสำรวจ | คำตอบ (มาตราส่วน 1-5) |
|---|---|
| พนักงาน A | 5 |
| พนักงาน B | 4 |
| พนักงาน C | 4 |
| พนักงาน D | 3 |
| พนักงาน E | 2 |
| พนักงาน F | 3 |
ในเดือนกันยายน 2025 พนักงาน F ออกจากองค์กรและขอลบข้อมูลของตนเอง ค่าเฉลี่ยจะแตกต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณดูจากที่ใด:
- รายงาน: ค่าเฉลี่ยยังคงเป็น 3.50 เพราะรายงานจะเก็บข้อมูลคำตอบทั้งหกชุดไว้ในขณะที่แบบสำรวจปิด (เช่น 3.50 คือผลรวมของคำตอบทั้งหมด 21 หารด้วยผู้ตอบหกคน)
- เครื่องมือข้อมูลขั้นสูง: ค่าเฉลี่ยจะเป็น 3.60 เพราะเครื่องมือนี้จะแสดงข้อมูลปัจจุบัน ซึ่งมีเพียงผู้ตอบห้าคนที่เหลืออยู่ (เช่น 3.60 คือผลรวมของคำตอบที่เหลือ 18 หารด้วยผู้ตอบห้าคน)
เหตุผลทั่วไปที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลของผู้ตอบแบบสำรวจอาจเปลี่ยนแปลงหลังจากแบบสำรวจปิดด้วยสองสาเหตุหลัก:
- คำขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล (SARs): เมื่อบุคคลออกจากองค์กร อาจมีการยื่นคำขอทางกฎหมายเพื่อลบข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงคำตอบแบบสำรวจ
- การลบผู้ตอบ: ผู้ดูแลระบบอาจลบผู้ตอบแบบสำรวจ ซึ่งจะไม่นำผู้ตอบคนนั้นมาคำนวณ แต่ไม่ได้ลบข้อมูลของพวกเขา
- การรวมบัญชี: ผู้ดูแลระบบอาจรวมบัญชีที่ซ้ำกัน ซึ่งอาจมีผลต่อข้อมูลของผู้ตอบ
ควรใช้แบบใด
ใช้รายงาน สำหรับการวิเคราะห์ส่วนใหญ่ เนื่องจากให้ภาพรวมของความผูกพันของทีมคุณในขณะที่ทำแบบสำรวจและเป็นตัวแทนผลลัพธ์ได้ดีที่สุด
ใช้เครื่องมือข้อมูลขั้นสูง เมื่อคุณต้องการข้อมูลปัจจุบันหรือความยืดหยุ่นที่มากขึ้น เพราะจะแสดงข้อมูลของผู้ตอบในปัจจุบันและให้คุณกรอง แบ่งกลุ่ม และวิเคราะห์ข้อมูลได้หลากหลายยิ่งขึ้น
หมายเหตุ: สำหรับการเปรียบเทียบในอดีตและการวิเคราะห์แนวโน้ม ให้ใช้รายงานเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลสอดคล้องกันระหว่างแต่ละครั้งที่จัดแบบสำรวจ