Distribusikan kode akses kepada penerima dengan mengirimkan undangan melalui email melalui Gallup Access atau mengekspor kode untuk didistribusikan sendiri.
Setelah Anda membuat bundel kode akses, Anda dapat mendistribusikan kode tersebut kepada penerima. Artikel ini akan memandu Anda cara memulai distribusi, dan dua metode distribusi yang tersedia: Email Codes dan Export Codes.
- Email Codes — Biarkan Gallup mengirimkan undangan melalui email kepada penerima atas nama Anda, baik dengan mencarinya di Gallup Access atau dengan mengunggah daftar.
- Export Codes — Ekspor kode akses sendiri sehingga Anda dapat mendistribusikannya sesuai keinginan Anda.
Catatan: Jika Anda mendistribusikan kode untuk kursus virtual atau materi digital (seperti buku kerja, panduan, atau paket), kami menyarankan menggunakan metode Email Codes agar Gallup dapat mengirimkan undangan langsung ke penerima Anda. Export Codes masih tersedia untuk jenis kode ini, tetapi Email Codes adalah cara yang lebih sederhana. Lihat Mendistribusikan kode kursus dan materi digital di bawah.
Memulai
- Di area Quick Actions pada halaman Code Management, klik Distribute Codes.
Halaman Code Management menyoroti Distribute Codes
Catatan: Anda juga dapat memulai distribusi dengan mengklik Distribute di pojok kanan atas halaman Codes, atau dengan mengklik Distribute Codes langsung dari halaman Bundle Details suatu bundel. Jika Anda memulai dari bundel tertentu, Anda akan melewati pemilihan Kategori, Jenis Kode, dan Bundel pada langkah 2 di bawah, karena bundel sudah menentukan itu — lanjutkan langsung memilih Email Codes atau Export Codes.
- Pilih Category kode yang ingin Anda distribusikan (misalnya, CliftonStrengths, E-book, Kursus, atau Materi Digital), beserta Code Type dalam kategori tersebut (misalnya, jika Anda memilih CliftonStrengths, Anda akan memilih antara CliftonStrengths 34 atau Top 5). Pilih Bundle dari mana Anda ingin mendistribusikan kode, lalu klik Next.
Catatan: Anda hanya akan melihat opsi Kategori, Jenis Kode, dan Bundel yang tersedia untuk Anda.
Jendela Distribute Codes
- Pilih Email Codes atau Export Codes.
Jendela Metode Distribusi
Lanjutkan ke bagian Email Codes atau Export Codes di bawah, tergantung metode yang Anda pilih.
Email Codes
Memilih Email Codes membuka jendela Email Codes, di mana Anda dapat memilih cara mengidentifikasi penerima Anda.
Ada dua opsi:
Opsi A: Cari di Gallup Access atau tambahkan secara manual
Jika Anda memilih opsi ini, Anda akan melihat dua tab: Search dan Add Manually.
Menggunakan tab Search
- Klik tab Search.
Jendela Email Codes dengan tab Search dipilih
-
Cari penerima berdasarkan nama, email, atau External ID.
Catatan: Opsi ini hanya menemukan orang yang sudah memiliki akun Gallup Access yang terkait dengan organisasi Anda. Jika pencarian Anda tidak menemukan hasil, kemungkinan penerima belum diatur — gunakan tab Add Manually sebagai gantinya.
- Pilih penerima dari hasil pencarian dan klik Next.
Menggunakan tab Add Manually
- Klik tab Add Manually.
Jendela Email Codes dengan tab Add Manually dipilih
-
Masukkan:
- Alamat email penerima
- External ID (pengidentifikasi unik untuk individu dalam organisasi Anda)
- Bahasa undangan
- Klik Save di samping catatan penerima.
- Ulangi langkah ini untuk menambahkan penerima tambahan, klik Save setelah setiap penambahan.
- Setelah Anda menambahkan semua penerima yang diperlukan, klik Next.
Opsi B: Unggah file CSV
- Pilih Upload a list of email addresses and IDs as a CSV file.
-
Klik Upload a CSV of Email Addresses untuk memilih file CSV Anda. File hanya boleh berisi tiga kolom: alamat email, ID, dan kode bahasa.
Catatan: Anda dapat mengunduh file template yang tersedia untuk membantu membuat file CSV Anda.
Tombol Upload a CSV of Email Addresses
-
Klik Next agar Gallup Access memvalidasi file Anda.
Catatan: Jika Gallup Access mendeteksi kesalahan dalam file Anda, Anda akan diminta mengunduh file yang diperbarui yang menunjukkan kesalahan tersebut agar dapat diperbaiki dan diunggah ulang.
- Setelah file Anda berhasil divalidasi, lanjutkan ke langkah berikutnya.
Memilih template email
Apakah Anda mencari, menambahkan secara manual, atau mengunggah CSV, kedua cara tersebut akan membawa Anda ke sini selanjutnya.
- Dari jendela Select Email Template, pilih template yang ingin digunakan Gallup Access untuk undangan email.
Jendela Email Template
Catatan: Daftar drop-down Language hanya untuk melihat pratinjau template yang tersedia — ini tidak memengaruhi pilihan bahasa yang sudah Anda buat untuk penerima Anda.
Catatan: Kode personal, atau kode yang dikirim di luar langganan organisasi Anda, hanya memiliki opsi menggunakan template default Gallup.
- Klik Use Template untuk melanjutkan.
Konfirmasi dan pengiriman
- Tinjau ringkasan detail distribusi Anda. Anda dapat memilih View All untuk melihat penerima yang akan menerima undangan.
Jendela Review and Send
- Klik Confirm and Send. Gallup akan mengirimkan undangan melalui email kepada semua penerima dan, untuk penerima yang sudah memiliki akun Gallup Access, menerapkan kode langsung ke akun mereka.
Export Codes
Jika Anda memilih Export Codes, jendela Export Codes akan terbuka.
Jendela Export Codes
- Masukkan jumlah kode yang ingin Anda ekspor.
- Opsional: Klik untuk menyalin teks undangan contoh, yang dapat Anda gunakan saat mendistribusikan kode sendiri.
- Klik Export Codes untuk menyelesaikan pilihan Anda. Anda akan diminta mengunduh file CSV yang berisi kode sesuai jumlah yang Anda tentukan.
Mendistribusikan kode kursus dan materi digital
Untuk kursus virtual dan materi digital (seperti buku kerja, panduan, dan paket), Anda masih dapat memilih Export Codes, tetapi kami menyarankan menggunakan Email Codes agar Gallup dapat mengirimkan undangan untuk Anda.
Ikuti langkah-langkah yang sama yang dijelaskan di bagian Email Codes di atas untuk mencari atau menambahkan penerima Anda dan mengirim undangan mereka.