Envoyez des codes par email aux destinataires en les sélectionnant depuis Gallup Access ou en téléchargeant un fichier CSV, en choisissant un modèle d'email, puis en confirmant la distribution.
Pour utiliser cette méthode de distribution, sélectionnez les destinataires disposant de comptes Gallup Access et téléchargez une liste de destinataires ou saisissez leurs informations manuellement (la seule option pour les codes personnels). Gallup enverra les codes d'accès par email et/ou les appliquera.
Remarque : Pour distribuer des codes d'accès multi-utilisateurs, la page de détails du lot de codes affiche son code d'accès et un lien d'invitation. Vous pouvez copier un ou les deux éléments pour les distribuer vous-même aux destinataires.
Info : Consultez cet article si vous distribuez des codes d'accès pour des éléments tels que des cours virtuels ou des cahiers d'exercices, guides ou kits numériques.
- Dans la zone Actions rapides de la page de gestion des codes, cliquez sur Distribuer les codes. Sinon, cliquez sur Distribuer les codes sur la page de détails d'un lot et passez directement à l'étape 3.
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Sélectionnez la catégorie et le type de codes d'accès à distribuer, ainsi que le lot à partir duquel les distribuer. Puis cliquez sur Suivant.
Remarque : Vous ne pouvez distribuer que des codes issus de lots avec des codes disponibles auxquels vous avez accès.
Page Distribuer les codes -
Cliquez sur Envoyer les codes par email sur la page Méthode de distribution.
Page Méthode de distribution -
Sur la page Envoyer les codes par email aux destinataires, choisissez comment indiquer les destinataires des codes d'accès :
- Rechercher sur Gallup Access ou fournir les détails manuellement.
- Télécharger une liste d'adresses email et d'ID au format CSV.
Remarque : Pour les codes personnels, la seule façon d'indiquer les destinataires est de saisir leurs informations manuellement. Après avoir ajouté les destinataires, cliquez sur Suivant, puis poursuivez vers l'étape suivante.
Rechercher sur Gallup Access ou fournir les détails manuellement.
Pour sélectionner les destinataires disposant de comptes Gallup Access ou saisir manuellement les adresses email et ID des destinataires, sélectionnez Rechercher sur Gallup Access ou fournir les détails manuellement.
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Utilisez le champ de recherche pour trouver et sélectionner les comptes Gallup Access des destinataires, ou cliquez sur Ajouter un destinataire pour fournir les adresses email, ID et langue principale des destinataires.
Remarque : Lors de la recherche de destinataires, Gallup Access vous empêche de sélectionner des personnes inéligibles au code d'accès que vous distribuez (par exemple, des personnes ayant découvert les 34 thèmes de leurs CliftonStrengths).
Page Envoyer les codes par email aux destinataires
Individu inéligible - Continuez à sélectionner ou ajouter tous les destinataires, puis cliquez sur Suivant. Passez à l'étape 5.
Télécharger une liste d'adresses email et d'ID au format CSV.Pour télécharger un fichier CSV contenant les adresses email, les ID et les langues préférées des destinataires, sélectionnez Télécharger une liste d'adresses email et d'ID au format CSV.
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Cliquez sur Choisir un fichier pour sélectionner le fichier CSV à télécharger. Le fichier CSV ne peut contenir que trois colonnes de données : adresse email, ID et code langue.
Remarque : Vous pouvez télécharger le fichier modèle disponible pour créer votre fichier CSV.
Page Envoyer les codes par email aux destinataires -
Cliquez sur Suivant pour que Gallup Access valide votre fichier CSV.
Fenêtre de validation du fichier -
Après que Gallup a validé avec succès votre fichier CSV, cliquez sur Sélectionner un modèle d'email et poursuivez vers l'étape 5.
Remarque : Si Gallup Access détecte des erreurs dans votre fichier CSV, il vous invite à télécharger un fichier CSV mis à jour indiquant les erreurs et à télécharger un fichier CSV sans erreurs.
Fenêtre de validation réussie
Fenêtre de validation échouée
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Sur la page Sélectionner un modèle d'email, choisissez le modèle que vous souhaitez que Gallup Access utilise pour les invitations par email. La liste déroulante Langue sert à prévisualiser les modèles disponibles et n'affecte pas vos choix de langue précédents. Cliquez sur Enregistrer pour continuer.
Remarque : Pour les codes personnels, votre seule option est le modèle par défaut de Gallup.
Remarque : Si vous sélectionnez le modèle de votre organisation et souhaitez modifier le message email pour cette distribution particulière de codes d'accès, vous pouvez le faire si tous les destinataires ont la même langue. Les modifications que vous apportez n'affectent pas le modèle original.
Page Sélectionner un modèle d'email -
Vérifiez le résumé des informations de distribution, puis cliquez sur Envoyer les codes par email. Gallup enverra les codes d'accès à tous les destinataires par email et appliquera les codes aux comptes des destinataires que vous avez sélectionnés disposant déjà d'un compte.
Remarque : Si vous avez sélectionné le modèle d'email de votre organisation et qu'il en manque un ou plusieurs pour les langues des destinataires (par exemple, si la langue d'un destinataire est l'italien, mais que votre organisation ne possède pas de modèle italien), Gallup Access vous avertira, mais ne vous empêchera pas de distribuer les codes. Si vous ignorez l'avertissement, Gallup Access substituera son modèle d'email par défaut pour les langues manquantes.
Page Confirmer et envoyer les codes par email