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Distribution des codes

Distribuez des codes d’accès aux destinataires en envoyant des invitations par e-mail via Gallup Access ou en exportant les codes pour les distribuer vous-même.

Une fois que vous avez créé un lot de codes d’accès, vous pouvez distribuer ces codes aux destinataires. Cet article vous guide pour démarrer une distribution et présente les deux méthodes de distribution disponibles : Envoi par e-mail des codes et Exportation des codes.

  • Envoi par e-mail des codes — Demandez à Gallup d’envoyer des invitations par e-mail aux destinataires en votre nom, soit en les recherchant sur Gallup Access, soit en téléchargeant une liste.
  • Exportation des codes — Exportez vous-même les codes d’accès afin de pouvoir les distribuer comme vous le souhaitez.

Remarque : Si vous distribuez des codes pour des cours virtuels ou des supports numériques (comme des cahiers d’exercices, guides ou kits), nous recommandons d’utiliser la méthode Envoi par e-mail des codes afin que Gallup puisse envoyer directement les invitations à vos destinataires. L’exportation des codes reste disponible pour ces types de codes, mais l’envoi par e-mail est la méthode la plus simple. Voir Distribution des codes de cours et de supports numériques ci-dessous.

Premiers pas

  1. Dans la zone Actions rapides de la page Gestion des codes, cliquez sur Distribuer les codes.
Code Management page with the Quick Actions area, highlighting the Distribute Codes option.

Page Gestion des codes mettant en évidence Distribuer les codes

Remarque : Vous pouvez également démarrer une distribution en cliquant sur Distribuer dans le coin supérieur droit de la page Codes, ou en cliquant directement sur Distribuer les codes depuis la page Détails du lot d’un lot. Si vous commencez depuis un lot spécifique, vous passerez les étapes de sélection de la catégorie, du type de code et du lot à l’étape 2 ci-dessous, car le lot détermine déjà ces éléments — continuez directement à choisir Envoi par e-mail des codes ou Exportation des codes.

  1. Sélectionnez la Catégorie de code que vous souhaitez distribuer (par exemple, CliftonStrengths, E-books, Cours ou Supports numériques), ainsi que le Type de code dans cette catégorie (par exemple, si vous avez choisi CliftonStrengths, vous choisirez entre CliftonStrengths 34 ou Top 5). Sélectionnez le Lot à partir duquel vous voulez distribuer les codes, puis cliquez sur Suivant.

Remarque : Vous ne verrez que les options de catégorie, type de code et lot qui sont disponibles pour vous.

The Distribute Codes window, with fields to select the code category, code type, and bundle to distribute from.

Fenêtre Distribuer les codes

  1. Choisissez Envoi par e-mail des codes ou Exportation des codes.
The Distribution Method window, with Email Codes and Export Codes listed as the two options.

Fenêtre Méthode de distribution

Poursuivez vers la section Envoi par e-mail des codes ou Exportation des codes ci-dessous, selon la méthode choisie.

Envoi par e-mail des codes

Choisir Envoi par e-mail des codes ouvre la fenêtre Envoi par e-mail des codes, où vous pouvez choisir comment identifier vos destinataires.

Vous avez deux options :

Option A : Rechercher sur Gallup Access ou ajouter manuellement

Si vous sélectionnez cette option, vous verrez deux onglets : Rechercher et Ajouter manuellement.

Utilisation de l’onglet Rechercher

  1. Cliquez sur l’onglet Rechercher.
The Email Codes window, with the Search tab selected and a field to search by name, email, or External ID.

Fenêtre Envoi par e-mail des codes avec l’onglet Rechercher sélectionné

  1. Recherchez un destinataire par nom, e-mail ou ID externe.

    Remarque : Cette option ne trouve que les personnes qui ont déjà un compte Gallup Access lié à votre organisation. Si votre recherche ne retourne aucun résultat, le destinataire n’est probablement pas encore configuré — utilisez alors l’onglet Ajouter manuellement.

  2. Sélectionnez le destinataire dans les résultats de recherche et cliquez sur Suivant.

Utilisation de l’onglet Ajouter manuellement

  1. Cliquez sur l’onglet Ajouter manuellement.
The Email Codes window, with the Add Manually tab selected and fields for email address, External ID, and invite language.

Fenêtre Envoi par e-mail des codes avec l’onglet Ajouter manuellement sélectionné

  1. Saisissez les informations du destinataire :
    • Adresse e-mail
    • ID externe (un identifiant unique pour l’individu au sein de votre organisation)
    • Langue de l’invitation
  2. Cliquez sur Enregistrer à côté de la fiche du destinataire.
  3. Répétez ces étapes pour ajouter d’autres destinataires, en cliquant sur Enregistrer après chaque ajout.
  4. Une fois tous les destinataires ajoutés, cliquez sur Suivant.

Option B : Télécharger un fichier CSV

  1. Sélectionnez Télécharger une liste d’adresses e-mail et d’ID au format CSV.

  2. Cliquez sur Télécharger un CSV d’adresses e-mail pour sélectionner votre fichier CSV. Le fichier ne peut contenir que trois colonnes : adresse e-mail, ID et code langue.

    Remarque : Vous pouvez télécharger le fichier modèle disponible pour vous aider à créer votre fichier CSV.

The Upload a CSV of Email Addresses button.

Bouton Télécharger un CSV d’adresses e-mail

  1. Cliquez sur Suivant pour que Gallup Access valide votre fichier.

    Remarque : Si Gallup Access détecte des erreurs dans votre fichier, vous serez invité à télécharger un fichier mis à jour indiquant les erreurs afin que vous puissiez les corriger et le re-télécharger.

  2. Une fois votre fichier validé avec succès, passez à l’étape suivante.

Sélection d’un modèle d’e-mail

Que vous ayez recherché, ajouté manuellement ou téléchargé un CSV, les deux chemins vous mènent ici ensuite.

  1. Dans la fenêtre Sélectionner un modèle d’e-mail, choisissez le modèle que vous souhaitez que Gallup Access utilise pour les invitations par e-mail.
The Email Template window, with a list of available templates to choose from.

Fenêtre Modèle d’e-mail

Remarque : La liste déroulante Langue sert uniquement à prévisualiser les modèles disponibles — elle n’affecte pas les choix de langue que vous avez déjà faits pour vos destinataires.

Remarque : Les codes personnels, ou les codes envoyés en dehors de l’abonnement de votre organisation, n’ont que l’option d’utiliser le modèle par défaut de Gallup.

  1. Cliquez sur Utiliser le modèle pour continuer.

Confirmation et envoi

  1. Vérifiez le résumé des détails de votre distribution. Vous pouvez sélectionner Voir tout pour afficher les destinataires qui recevront les invitations.
The Review and Send window, showing a summary of the distribution details with a Confirm and Send button.

Fenêtre Vérifier et envoyer

  1. Cliquez sur Confirmer et envoyer. Gallup enverra les invitations par e-mail à tous les destinataires et, pour ceux disposant déjà d’un compte Gallup Access, appliquera les codes directement à leurs comptes.

Exportation des codes

Si vous choisissez Exportation des codes, une fenêtre Exportation des codes s’ouvre.

The Export Codes window, with a field to set the quantity of codes to export.

Fenêtre Exportation des codes

  1. Saisissez la quantité de codes que vous souhaitez exporter.
  2. Optionnel : Cliquez pour copier le texte d’invitation exemple, que vous pouvez utiliser lors de la distribution des codes vous-même.
  3. Cliquez sur Exporter les codes pour finaliser votre sélection. Vous serez invité à télécharger un fichier CSV contenant le nombre de codes spécifié.

Distribution des codes de cours et de supports numériques

Pour les cours virtuels et les supports numériques (comme les cahiers d’exercices, guides et kits), vous pouvez toujours choisir Exportation des codes, mais nous recommandons plutôt d’utiliser Envoi par e-mail des codes afin que Gallup puisse envoyer les invitations pour vous.

Suivez les mêmes étapes décrites dans la section Envoi par e-mail des codes ci-dessus pour rechercher ou ajouter vos destinataires et envoyer leurs invitations.

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