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Distribución de códigos

Distribuya códigos de acceso a los destinatarios enviando invitaciones por correo electrónico a través de Gallup Access o exportando los códigos para distribuirlos usted mismo.

Una vez que haya creado un paquete de códigos de acceso, puede distribuir esos códigos a los destinatarios. Este artículo le guía sobre cómo iniciar una distribución y los dos métodos de distribución disponibles: Enviar códigos por correo electrónico y Exportar códigos.

  • Enviar códigos por correo electrónico — Permita que Gallup envíe invitaciones por correo electrónico a los destinatarios en su nombre, ya sea buscándolos en Gallup Access o cargando una lista.
  • Exportar códigos — Exporte los códigos de acceso usted mismo para distribuirlos como desee.

Nota: Si está distribuyendo códigos para cursos virtuales o materiales digitales (como cuadernos de trabajo, guías o kits), recomendamos usar el método de Enviar códigos por correo electrónico para que Gallup pueda enviar las invitaciones directamente a sus destinatarios. Exportar códigos sigue estando disponible para estos tipos de códigos, pero Enviar códigos por correo electrónico es el camino más sencillo. Consulte Distribución de códigos para cursos y materiales digitales a continuación.

Comenzando

  1. En el área de Acciones rápidas de la página de Gestión de códigos, haga clic en Distribuir códigos.
Code Management page with the Quick Actions area, highlighting the Distribute Codes option.

Página de Gestión de códigos resaltando Distribuir códigos

Nota: También puede iniciar una distribución haciendo clic en Distribuir en la esquina superior derecha de la página de Códigos, o haciendo clic en Distribuir códigos directamente desde la página de Detalles del paquete de un paquete. Si comienza desde un paquete específico, se saltará la selección de Categoría, Tipo de código y Paquete en el paso 2 a continuación, ya que el paquete ya determina esos elementos — continúe directamente a elegir Enviar códigos por correo electrónico o Exportar códigos.

  1. Seleccione la Categoría de código que desea distribuir (por ejemplo, CliftonStrengths, libros electrónicos, cursos o materiales digitales), junto con el Tipo de código dentro de esa categoría (por ejemplo, si seleccionó CliftonStrengths, elegiría entre CliftonStrengths 34 o Top 5). Seleccione el Paquete del que desea distribuir códigos, luego haga clic en Siguiente.

Nota: Solo verá las opciones de Categoría, Tipo de código y Paquete que tenga disponibles.

The Distribute Codes window, with fields to select the code category, code type, and bundle to distribute from.

Ventana Distribuir códigos

  1. Elija Enviar códigos por correo electrónico o Exportar códigos.
The Distribution Method window, with Email Codes and Export Codes listed as the two options.

Ventana Método de distribución

Continúe a la sección de Enviar códigos por correo electrónico o Exportar códigos a continuación, según el método que haya elegido.

Enviar códigos por correo electrónico

Al elegir Enviar códigos por correo electrónico se abre la ventana Enviar códigos por correo electrónico, donde puede elegir cómo identificar a sus destinatarios.

Tiene dos opciones:

Opción A: Buscar en Gallup Access o agregar manualmente

Si selecciona esta opción, verá dos pestañas: Buscar y Agregar manualmente.

Usando la pestaña Buscar

  1. Haga clic en la pestaña Buscar.
The Email Codes window, with the Search tab selected and a field to search by name, email, or External ID.

Ventana Enviar códigos por correo electrónico con la pestaña Buscar seleccionada

  1. Busque un destinatario por nombre, correo electrónico o ID externa.

    Nota: Esta opción solo encuentra personas que ya tienen una cuenta de Gallup Access vinculada a su organización. Si su búsqueda no arroja resultados, probablemente el destinatario aún no esté configurado — use la pestaña Agregar manualmente en su lugar.

  2. Seleccione al destinatario de los resultados de búsqueda y haga clic en Siguiente.

Usando la pestaña Agregar manualmente

  1. Haga clic en la pestaña Agregar manualmente.
The Email Codes window, with the Add Manually tab selected and fields for email address, External ID, and invite language.

Ventana Enviar códigos por correo electrónico con la pestaña Agregar manualmente seleccionada

  1. Ingrese los datos del destinatario:
    • Dirección de correo electrónico
    • ID externa (un identificador único para el individuo dentro de su organización)
    • Idioma de la invitación
  2. Haga clic en Guardar junto al registro del destinatario.
  3. Repita estos pasos para agregar destinatarios adicionales, haciendo clic en Guardar después de cada uno.
  4. Una vez que haya agregado todos los destinatarios necesarios, haga clic en Siguiente.

Opción B: Cargar un archivo CSV

  1. Seleccione Cargar una lista de direcciones de correo electrónico e IDs como archivo CSV.

  2. Haga clic en Cargar un CSV de direcciones de correo electrónico para seleccionar su archivo CSV. El archivo solo puede incluir tres columnas: dirección de correo electrónico, ID y código de idioma.

    Nota: Puede descargar el archivo de plantilla disponible para ayudar a construir su archivo CSV.

The Upload a CSV of Email Addresses button.

Botón Cargar un CSV de direcciones de correo electrónico

  1. Haga clic en Siguiente para que Gallup Access valide su archivo.

    Nota: Si Gallup Access detecta errores en su archivo, se le pedirá descargar un archivo actualizado que muestra los errores para que pueda corregirlo y volver a cargarlo.

  2. Una vez que su archivo sea validado con éxito, continúe al siguiente paso.

Seleccionar una plantilla de correo electrónico

Ya sea que haya buscado, agregado manualmente o cargado un CSV, ambos caminos conducen aquí a continuación.

  1. Desde la ventana Seleccionar plantilla de correo electrónico, elija la plantilla que desea que Gallup Access use para las invitaciones por correo electrónico.
The Email Template window, with a list of available templates to choose from.

Ventana Plantilla de correo electrónico

Nota: La lista desplegable de Idioma es solo para previsualizar las plantillas disponibles — no afecta las elecciones de idioma que ya hizo para sus destinatarios.

Nota: Los códigos personales, o códigos enviados fuera de la suscripción de su organización, solo tienen la opción de usar la plantilla predeterminada de Gallup.

  1. Haga clic en Usar plantilla para continuar.

Confirmar y enviar

  1. Revise el resumen de los detalles de su distribución. Puede seleccionar Ver todo para ver los destinatarios que recibirán las invitaciones.
The Review and Send window, showing a summary of the distribution details with a Confirm and Send button.

Ventana Revisar y enviar

  1. Haga clic en Confirmar y enviar. Gallup enviará por correo electrónico las invitaciones a todos los destinatarios y, para los destinatarios con cuentas existentes en Gallup Access, aplicará los códigos directamente a sus cuentas.

Exportar códigos

Si elige Exportar códigos, se abrirá una ventana de Exportar códigos.

The Export Codes window, with a field to set the quantity of codes to export.

Ventana Exportar códigos

  1. Ingrese la cantidad de códigos que desea exportar.
  2. Opcional: Haga clic para copiar el texto de invitación de muestra, que puede usar cuando distribuya los códigos usted mismo.
  3. Haga clic en Exportar códigos para finalizar su selección. Se le pedirá descargar un archivo CSV que contiene los códigos en la cantidad especificada.

Distribución de códigos para cursos y materiales digitales

Para cursos virtuales y materiales digitales (como cuadernos de trabajo, guías y kits), aún puede elegir Exportar códigos, pero recomendamos usar Enviar códigos por correo electrónico para que Gallup pueda enviar las invitaciones por usted.

Siga los mismos pasos descritos en la sección de Enviar códigos por correo electrónico arriba para buscar o agregar sus destinatarios y enviar sus invitaciones.

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